Emailing
Colaboración en el trabajo: El emailing se pone al día
La colaboración está cambiando la forma en las que trabajan las empresas. Ahora, la colaboración llega al emailing, para facilitar el trabajo en equipo.
¿Recuerdas esa extraña sensación de abrir Google Docs por primera vez y ver a tu compañero editando tus textos justo delante de ti? Si eres como yo, tu primera reacción sería algo como: “¿De verdad crees que TU frase es mejor que la mía? Bueno, vale, lo es”.
¿O el momento en el que te diste cuenta de que nunca jamás tendrías que añadir un sufijo como “v1_Final_DeVerdadDeLaBuena_2” a tus archivos?
Tabla de contenidos
Comunicación
Gestión de proyectos
Creación
Mailjet es una herramienta de colaboración
Probablemente sería una mezcla entre emoción y novedad. Puede que, antes de esto, la única “colaboración en tiempo real” que habías experimentado había sido ver al informático de la oficina tomando el control de tu ordenador para instalar ese malware que te hacía falta. Aunque quizá lo más emocionante era saber que se abría una nueva era de trabajo: pasamos de la era de las repeticiones y la soledad, a la de los resultados inmediatos y colaboración en tiempo real.
Las tres olas de la colaboración
En la historia reciente han tenido lugar ciertas olas que han definido la colaboración en el lugar de trabajo, las cuales han derivado en la ubicuidad de herramientas actual con las que equipos de todos los tamaños trabajan juntos más rápido.
La primera fue la digitalización de todo, desde documentos hasta llamadas de teléfono.
La segunda, la adaptación de las culturas del personal a nivel mundial y el trabajo remoto.
La tercera, y la más reciente, la necesidad de resultados en tiempo real y gratificación inmediata.
Hace no hace tanto, yo enviaba documentos impresos en papel a mis compañeros. Esperaba sus notas y comentarios para luego incorporarlos a mi texto en una primera iteración, y el proceso se repetía hasta que todos quedábamos contentos con el resultado.
Ahora recibo un enlace a un documento de Google en Slack y luego se lo devuelvo a mi equipo por el mismo medio; lo machacamos hasta que conseguimos el mensaje perfecto y luego pasamos a otra cosa en apenas unos minutos.
Párate a pensarlo. Esto supone un cambio radical en nuestra forma de trabajar. Y lo más importante: es un reflejo del cambio radical que ha sufrido toda nuestra cultura, desde cómo nos comunicamos con nuestros amigos o cómo consumimos ocio hasta cómo viajamos. Si no es inmediato y si no es social, no sobrevivirá.
Cómo colaboran los equipos en la actualidad
Las herramientas que se usan hoy día en el lugar de trabajo tienden puentes (geográficos o de otro tipo) para terminar los proyectos. Convierten a equipos lentos en eficientes, a equipos dispersos geográficamente en vecinos y a equipos externalizados (como agencias y autónomos) en integrados.
Podemos desglosar estas herramientas en tres categorías:
Comunicación
La mensajería instantánea y de grupo al fin ha llegado a la oficina. Y aunque el líder de la categoría, Slack, apareció hace menos de una década, es prácticamente inaudito que tu empresa no cuente con algún tipo de herramienta similar. Lo mismo ocurre con las herramientas de chat en vídeo, como Zoom y Google Meet. La comunicación es instantánea y se basa en equipos.
Gestión de proyectos
Algunos de nosotros seguimos anotando en papel nuestras tareas pendientes o usando los infinitos post-its, que siempre se acaban extendiendo hasta el escritorio del compañero (¡lo siento, Ayhan!).
Pero herramientas como Asana y Trello han cambiado para siempre la forma de colaborar en equipo en un proyecto. Actualizaciones inmediatas, notificaciones, comentarios y calendarios han conseguido que las tareas de planificar y supervisar los proyectos sean una actividad de equipo.
Creación
Por último, todas las herramientas dedicadas a la creación (ya sea de código, de textos, de diseño o de emails) van encaminadas a fomentar la colaboración. Del mismo modo que Google Docs y Dropbox han cambiado la forma de trabajar con documentos, Github ha cambiado la forma en la que los equipos de desarrollo crean y depuran código, y Figma ha cambiado cómo los equipos diseñan aplicaciones y sitios web. En Mailjet nos centramos en cambiar la forma en la que los equipos crean y envían emails.