Miles DePaul

Una de las cosas más emocionantes de Mailjet es que, cada día, trabajamos con compañeros de todo el mundo, desde Ho Chi Minh hasta París, Barcelona y Toronto (no, no nos hemos olvidado de vosotros Düsseldorf, Nueva York, Ámsterdam y Londres, lo que pasa es que queda más poético poner solo cuatro de los ocho 😘).

El desafío que supone trabajar con equipos literalmente de todo el mundo es que hay que garantizar que estamos al tanto de los proyectos, que la comunicación es eficaz y que mantenemos viva nuestra cultura corporativa. Por suerte, vivimos en una era en la que casi todas las aplicaciones que se usan en las oficinas tienen en cuenta la colaboración en equipo y hay algunas herramientas fabulosas que permiten estrechar vínculos y, de paso, mejorar la productividad.

Seamos sinceros: en Internet hay infinidad de listas sobre las mejores herramientas de colaboración, pero, por lo general, están escritas por personas que simplemente siguen las recomendaciones de otros.

Para profundizar un poco más y hacerlo más real, hemos pensado en entrevistar a todo los miembros de nuestro equipo para ver cuáles son las herramientas que más utilizan y sus favoritas a la hora de trabajar en equipo.

Así que saca papel y boli, en este post vamos a desvelar cuáles son las 6 herramientas que hacen posible el trabajo en equipo en una empresa internacional como Mailjet.

Las herramientas de colaboración de Mailjet

Después de hacer una encuesta a cada equipo de Mailjet sobre sus herramientas de colaboración favoritas y cómo las usan, quedó muy claro que cada equipo es un mundo. Sin embargo, si hay algo en lo que todos coincidieron fue que las herramientas más valoradas son las de comunicación y creación de proyecto.

También les pedimos que evaluaran las herramientas que usaban con más frecuencia durante la semana y nos dijeran cuáles eran las que más les gustaban. Si bien el equipo de Marketing marcó de forma demasiado reiterada Mailjet como su herramienta de colaboración favorita (ay, pillines), también quisimos investigar el resto de herramientas populares.

¡Y este es el veredicto final!

Herramientas de colaboración más usadas en Mailjet

Resultado de la encuesta interna de Mailjet: “¿Qué herramienta de colaboración utilizas más frecuentemente en tu equipo?”

A continuación encontrarás algunos de los motivos por los que a nuestro equipo le encantan estas herramientas, por qué no pueden vivir sin ellas y cómo creemos que equipos de todos los tamaños (remotos o no) pueden beneficiarse de estas potentes herramientas para fortalecer todavía más la cultura de la colaboración.

1. Slack: la herramienta de colaboración que reúne a tus equipos

A ver cómo lo digo… Slack es imbatible. En Mailjet, todos adoran Slack como herramienta de comunicación y como modo de fomentar la cultura entre equipos remotos.

Son muchos los que han contado cómo Trello traspasa la frontera de los proyectos laborales para adentrarse también en los quehaceres del hogar, ya sea la lista de la compra, proyectos paralelos, planes de viaje o reformas. Esto se extiende cada vez más a muchas grandes herramientas de colaboración como Slack, G Suite y Trello, pero también a aplicaciones como el conjunto de herramientas de colaboración que ha lanzado AirBnB, diseñado para facilitar los viajes en grupo.

“Slack es fantástico para que equipos internacionales se comuniquen en tiempo real. No sé si podría ser eficiente en mi trabajo sin él”.

Slack se usa a lo largo y ancho de la empresa para hablar sobre los proyectos, entre equipos y entre compañeros de manera ininterrumpida. Al dividir los equipos en canales y crear canales privados para proyectos concretos, los equipos pueden repasar rápidamente las conversaciones para comprobar que tienen la información más reciente, y pueden mantenerse al tanto de todo lo que se habla sin necesidad de estar presentes en la sala.

A medida que el tamaño de los equipos crece, la conexión se va perdiendo y los proyectos se fragmentan cada vez más. Slack se ha convertido en la herramienta principal de Mailjet para gestionar el crecimiento de los equipos, ya sea usando el chat de vídeo en directo para reuniones de equipo y comidas en la oficina, empleando el bot de Twitter para garantizar que no se nos pasa por alto ningún comentario de nuestros clientes y colaboradores, o compartiendo imágenes aleatorias en nuestro canal #wrongroom.

Canal de Slack de Mailjet

El canal #wrongroom de Mailjet en Slack.

2. G Suite: la herramienta para colaborar en tiempo real

No hay mucho más que decir sobre G Suite y sus herramientas (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Drive) aparte de lo que ya han dicho muchos antes que nosotros. Si tu equipo no usa G Suite (o herramientas parecidas como Dropbox Paper), te estás perdiendo las ventajas que ofrecen la colaboración en tiempo real, el control de versiones o el seguimiento de cambio, entre otros.

Como ocurre en muchas empresas en expansión, sobre todo empresas SaaS como Mailjet, los miembros de nuestro equipo trabajan a contrarreloj machacando documentos, presentaciones y hojas de cálculo juntos en tiempo real. De hecho, es complicado ser productivo en el entorno laboral actual si no se trabaja en equipo al unísono.

“G Suite Me gusta me gusta porque puedo trabajar en tiempo real con otras personas de todo el mundo y ver directamente lo que se ha añadido, cambiado o eliminado”.

Los días de escribir un documento, guardarlo, cerrarlo, adjuntarlo a un mensaje de email y pasar a otra cosa, mariposa, se han acabado. Estamos en la era de darle un toque a tus compañeros de equipo, entrar en un documento compartido, editarlo juntos, añadir comentarios, resolverlos, revisar y c’est fini.

Según Google, el 74 % del tiempo que dedicamos a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones lo hacemos en modo colaborativo, es decir, varias personas creando y editando contenido juntas.

Esto es especialmente cierto en el caso de los documentos y proyectos de Mailjet. De hecho, este blog se escribe en Documentos de Google y puedo aseguraros que esta frase dio para un rato largo.

Mailjet utiliza la función de comentarios de Google Docs

3. Trello: la herramienta colaborativa para gestionar todos tus proyectos

Trello entró en el tercer puesto de nuestra lista. Es una herramienta de gestión de proyectos creada para que los equipos colaboren en proyectos, tareas e ideas usando tableros.

Trello se usa en muchos departamentos de Mailjet, pero es la herramienta predilecta de nuestros equipos de Marketing, Producto y Customer Success. Los motivos principales son que es muy fácil de usar, su flexibilidad permite adaptarla a cualquier proyecto y el diseño hace que sea muy fácil de entender y facilita que todos puedan contribuir.

“Me encanta Trello porque es muy fácil y muy flexible de usar al mismo tiempo. Puedes gestionar un equipo, un proyecto o tu vida”.

Son muchos los que han contado cómo Trello traspasa la frontera de los proyectos laborales para adentrarse también en los quehaceres del hogar, ya sea la lista de la compra, proyectos paralelos, planes de viaje o reformas. Esto se extiende cada vez más a muchas grandes herramientas de colaboración como Slack, G Suite y Trello, pero también a aplicaciones como el conjunto de herramientas de colaboración que ha lanzado AirBnB, diseñado para facilitar los viajes en grupo.

Uno de nuestros muchos casos de uso de Trello lo encontramos en nuestro equipo de Diseño, que usa esta herramienta para organizar y establecer prioridades entre sus proyectos. Siempre que surge una necesidad de diseño (como una nueva imagen para las redes sociales, una actualización del sitio web, animación o impresos), vamos de inmediato a Trello para presentar todo el proyecto con la máxima cantidad de detalles posible.

Pongo un ejemplo: si necesitamos un nuevo impreso para un evento, podemos crear un mockup del diseño y adjuntarlo a una tarjeta, añadir un Documento de Google con todo el contenido escrito ya completo y asignar una fecha límite al proyecto. El equipo de Diseño recibe la notificación de que se ha añadido un proyecto nuevo y puede hacer preguntas directamente en Trello.

Nuestro equipo de Diseño se pasó el 2017 intentando planificar los proyectos de diseño solo desde un canal de Slack y acabó un poco hasta el gorro del caos. Slack es genial para hablar sobre un proyecto, pero no lo es tanto para organizar tareas sencillas. Y aquí Trello hace un papel maravilloso.

Hemos creado un tablero de Trello público para ti y tu equipo de Diseño basándonos en cómo organizamos nuestros proyectos de diseño. Puedes acceder a todo, desde los distintos tableros que usamos (Proyectos nuevos, En curso, Completos) hasta nuestra tarjeta ReadMe (Léeme), en la que explicamos cómo el resto de colaboradores puede comunicar proyectos de forma concisa y efectiva a tu equipo de Diseño.
Ejemplo de una tarjeta Trello en Mailjet, Departamento de Diseño

4. Github: la herramienta de colaboración para gestionar versiones sin complicaciones

Solo el 22 % del equipo de Mailjet usaba Github, pero tiene sentido porque está creado específicamente para equipos de desarrolladores.

Github es un repositorio en la nube para desarrolladores que colaboran para alojar y revisar código, gestionar proyectos y crear software juntos. Así como G Suite permite el control de versiones en documentos, hojas de cálculo y presentaciones, Github gestiona las versiones de código y software permitiendo a los equipos crear nuevas versiones de código, revisar, comentar y, finalmente, aplicar todo eso a los proyectos.

Lo que más nos interesa de Github es la posibilidad de colaborar tanto a nivel interno como con nuestros clientes y colaboradores. La cuenta de Github de Mailjet contiene proyectos (o, siendo más precisos, “repositorios”) de plugins y otros proyectos de interés para nuestra red y que tenemos que perfeccionar continuamente. Por ejemplo, el plugin de WordPress lo actualizamos con frecuencia porque interesa mucho a nuestra red.

Los usuarios pueden contribuir al repositorio, añadir comentarios, recomendar cambios, etc. Sin duda, esto es mucho más eficiente que mandar recomendaciones por email a una dirección genérica (como contacto@empresa.com), ya que aúna a equipos de todo el mundo para garantizar que nuestras herramientas sean útiles y estén actualizadas para nuestros usuarios.

La cuenta de Github de MJML de Mailjet también es muy activa: cuenta con 60 contribuyentes que están ayudando a convertir MJML en el framework de email adaptativo líder del mundo. Nuestro equipo de Producto también tiene una hoja de ruta de productos pública y en activo. Esto permite que nuestra comunidad esté al tanto de lo que estamos creando, cuándo se lanzará, etc., y ayuda a nuestra comunidad ayudar a priorizar y forjar el futuro de MJML.

MJML en Github.

El repositorio de MJML en Github.

5. Mailjet: la herramienta de colaboración para el email

Por último, los miembros de nuestro equipo de Marketing se han convertido en ávidos usuarios de nuestro propio kit de colaboración.

En un mundo en el que las campañas por email pueden involucrar hasta a 11 contribuidores y cinco iteraciones, nos emociona tener una herramienta que haga que enviar emails como equipo sea más rápido y más fácil (y encima, la hemos creado nosotros).


Respuestas a la pregunta “¿Cuántos empleados participan en la creación del correo electrónico?” Investigación de Mailjet, 2018.

Nuestras funciones de colaboración reúnen todo lo que los equipos adoran de herramientas como Documentos de Google y Trello, y todo integrado en un editor de emails. Estas características incluyen la colaboración en tiempo real y la posibilidad de añadir comentarios sin salir de la aplicación. De este modo, los equipos pueden trabajar en una campaña de email a la vez.

También incluye roles de usuario y permisos para que determinados miembros de tu equipo puedan acceder solo a ciertos controles o secciones, lo que <>garantiza que se envía el mejor email posible. Por ejemplo: un becario no podrá acceder al diseño, pero el jefe del equipo de Email tiene el poder de pulsar “Enviar” en última instancia.

Además, como en Documentos de Google, también puedes llevar un seguimiento de los cambios y gestionar plantillas de forma fácil. Si hubiera un cambio incorrecto en una de ellas, puedes revertirlo a versiones anteriores, o si quieres aplicar un cambio a todas las plantillas (por ejemplo, porque has actualizado tu logotipo), puedes hacerlo en un solo clic.

Por último, usamos las funciones de colaboración de Mailjet, junto a las herramientas que hemos citado antes, para crear la plantilla perfecta con la que damos la bienvenida a nuevos usuarios o enviamos nuestra newsletter semanal.

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6. Asana: la herramienta de planificación para nuestro calendario editorial

Asana es otra herramienta para gestionar proyectos y tareas que usan muchos miembros de Mailjet. Es parecida a Trello, pero resulta especialmente útil para equipos que planifican proyectos con líneas temporales y fechas, como un calendario de contenido o programación para las redes sociales.

En Mailjet, utilizamos Asana principalmente para planificar nuestro contenido. Con cuatro blogs diferentes ( en español, inglés, francés y alemán) puedes ser complicado mantenerte al día de cada nueva pieza de contenido y cumplir con los plazo de entrega.
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Menciones honoríficas

Cuando hicimos la encuesta, nos dimos cuenta de inmediato de que casi todas las herramientas que usa nuestro equipo integran funciones de colaboración. Si bien Slack, G Suite, Trello, Github y Mailjet salieron como las más utilizadas y las que más gustan, hubo otras igualmente imprescindibles para nuestro equipo.

Invision

Invision es una aplicación fantástica que usan nuestros equipos de Producto y Diseño para diseñar de forma colaborativa experiencias de usuario, aplicaciones y sitios web en tiempo real.

Evernote

Evernote es una conocida aplicación que nuestro equipo usa para tener libretas y carpetas compartidas, especialmente cuando están planificando ideas y campañas.

Por ejemplo, nuestro equipo Customer Success puede tener una libreta compartida sobre historias de nuestros clientes segmentadas por industria, país o tamaño. Esto nos permite tener un repositorio único donde se guardan las citas y las solicitudes de nuestros clientes.

Ahora te toca a ti

Te hemos contado cuáles son nuestras herramientas favoritas y cómo las usan nuestros equipos. La moraleja es que las herramientas que usamos en nuestros lugares de trabajo actuales se centran cada vez más en la colaboración, y esto es verdadero no solo entre equipos remotos, sino también para equipos que están en una misma oficina. La colaboración nos permite trabajar mejor, lo hagamos en documentos, presentaciones, proyectos, código, archivos de diseño o email.

¿Hay alguna herramienta que usa tu equipo y que hayas echado en falta en esta lista? Cuéntanos en Twitter cómo tu equipo y tú trabajáis más rápido juntos.