RGPD, un año después: Claves para enviar emails de forma segura

Paso 1: Solicitar el consentimiento de tus contactos

Para cumplir con el RGPD, a la hora de enviar emails de marketing deberás contar con el consentimiento libre, específico, claro y sin ambigüedad de tus contactos. Te explicamos cómo solicitar el consentimiento de tus contactos de manera adecuada, para que tu negocio esté protegido.

• Asegúrate de que el consentimiento se ha conseguido mediante un acuerdo positivo y claro. El silencio o la falta de interacción por parte del usuario no cuenta como consentimiento, así que no es posible recurrir a casillas preseleccionadas (lo que se conoce como opt-out) para obtener el acuerdo de una persona.

• Utiliza un lenguaje claro y sencillo que se comprenda fácilmente, algo especialmente importante si te diriges a un público infantil. Evita la terminología técnica, jurídica o confusa, como por ejemplo el uso de la doble negación. En resumen, apuesta por un lenguaje y métodos consistentes en todas las opciones de consentimiento.

• Aunque no se considera obligatorio, recomendamos que implementes el doble opt-in. Consiste en solicitar dos veces el consentimiento del usuario antes de añadirlo a una de tus listas de contactos. La primera, cuando rellena el formulario en tu página web o en papel y, la segunda, con un email de confirmación (por ejemplo, en el que se te pide que pinches en un enlace).

• Además, es importante que apliques el principio de minimización de datos. Esto implica que solo podrás recopilar los datos estrictamente necesarios para cumplir tus objetivos y que no debes recabar más información de la que de verdad necesitas. Ten cuidado con algunos datos sensibles, como la etnia o raza, las opiniones políticas o religiosas, la pertenencia a un sindicato o la información sobre la salud, etc.

Si aplicas todo lo anterior, sabrás que has obtenido los consentimientos como indica el reglamento.

Paso 2: Ser capaz de demostrar el consentimiento previo

El RGPD se aplica a todos tus datos y no solo a los que hayas obtenido después del 25 de mayo de 2018, fecha en la que entró en vigor. Por tanto, debes ser capaz de proporcionar las pruebas de los contactos que hayan expresado su consentimiento antes de esta fecha.

Si no cuentas con un consentimiento documentado de cada contacto, te recomendamos que efectúes una campaña de actualización, para evitar los riesgos de no tener el consentimiento documentado. En ese caso, tienes dos posibilidades:

• Eliminar de tu lista de contactos a todas aquellas personas para las que no dispones de una prueba de consentimiento. De este modo, no podrás ponerte en contacto con los usuarios sin consentimiento registrado y sabrás que cumples el RGPD.

• Otra opción es enviarles una campaña de actualización, pero al haber superado el plazo del RGPD, correrá por tu cuenta y riesgo. Esta campaña también podría combinarse con un email de actualización de tu política confidencialidad, si no hubieras informado aún a tus contactos.

Paso 3: Garantiza que tus contactos pueden darse de baja con facilidad

Otro aspecto indispensable es incorporar un enlace de baja en todas tus campañas de emailing. Ya hace tiempo que es obligatorio, pero desde que el RGPD entró en vigor, te expones a una sanción importante por incumplimiento. Aquí te dejamos algunos consejos:

• Lo primero es que el proceso de baja sea claro y sencillo. Para el usuario, debe resultar igual de fácil retirar su consentimiento que revocarlo. Deberás incluir un enlace de baja en todas tus campañas que se pueda identificar a simple vista. Obviamente, no puedes penalizar a las personas que deseen anular su consentimiento.

• Si los usuarios desean darse de baja, te recomendamos que les preguntes el motivo. Es fundamental para comprender las necesidades de tu público objetivo y adaptar tu estrategia de emailing.

Si lo miras por el lado bueno, tienes ante ti una oportunidad de marketing. Al actualizar tu lista de contactos, tus emails se enviarán solamente a personas interesadas en tu contenido, lo que te permitirá aumentar tu tasa de apertura y de clics. Por si no te habías dado cuenta, el RGPD puede ayudarte a mejorar el rendimiento de tus campañas.

Recuerda

¡Basta ya de remolonear! Hace un año ya que entró en vigor el RGPD y es fundamental que te ajustes a esta nueva normativa. En resumen:

1. No olvides solicitar el consentimiento de todos tus contactos, preferentemente con el método del doble opt-in.

2. Asegúrate de que cuentas con las pruebas de consentimiento de tus contactos. De no ser así, deberás tomar las medidas adecuadas.

3. Permite a los usuarios retirar su consentimiento en cualquier momento y de manera sencilla con un enlace de baja en todas tus campañas de comunicación.

Si tienes más dudas sobre el Reglamento General de Protección de Datos y sobre cómo afecta a tus actividades de emailing, descárgate nuestro Kit de Recursos RGPD y encuentra todas las respuestas que necesitas.