Preparar un evento increíble es una tarea que no está al alcance de cualquiera, aunque seguro que a todos nos ha tocado alguna vez. Desde el cumpleaños de tu hija de cinco años a una conferencia de marketing, pasando por bodas temáticas, entregas de premios, ferias automovilísticas e incluso la última Comic-Con… La definición de evento engloba un sin fin de posibilidades.

Pero si hay algo que todos ellos tienen en común es que sin gente no tienen sentido (eso, y que prepararlos es increíblemente estresante). Entonces, ¿cómo podemos lograr que nuestro evento sea un éxito y evitar la recurrente pesadilla del pabellón vacío en los días previos? Pues con el email marketing, por supuesto. Si no sabes aún del poder del email marketing para promocionar tus eventos, aquí estamos nosotros para ilustrarte.

Al final de este artículo tendrás todas las claves que necesitas para crear una estrategia de email marketing para tu evento con el que atraer a público, crítica y ser la envidia de la competencia. 😉

 
 

¿Por qué usar el email marketing para promocionar tu evento?

Si eres un lector habitual de nuestro blog, seguro que piensas que no paramos de intentar convencerte de que el email marketing es la respuesta para todo. A ver, tampoco es para tanto. Por mucho que lo intentamos, el email marketing aún no es capaz de pasar la aspiradora en casa ni de lavar los platos… y mira que nos gustaría.

Pero para casi todo lo demás, y especialmente a la hora de promocionar eventos, el email marketing es la solución perfecta.

Mediante el email, puedes enviar invitaciones personalizadas a tus contactos que no solo incluyan toda la información relevante, sino que también incorporen adelantos del evento en cuestión o códigos promocionales para aquellos que se animen a compartir la invitación.

Ventajas

Algunas de las ventajas de promocionar tu evento usando el emailing son:

  • Permite mandar mensajes relevantes y duraderos, facilitando que el destinatario pueda volver a la información clave más adelante.
  • Posibilita la personalización del mensaje y la segmentación de tu lista de contactos para ajustar los contenidos al destinatario.
  • Ofrece la opción de hacer pruebas y tests sobre el mensaje para encontrar aquel que mejor funciona.
  • Es reenviable, fomentando la viralidad de la invitación.
  • Permite compartir contenido de valor que ayude a convencer a tu invitado (testimonios, artículos, vídeos…).
  • Nos da acceso a estadísticas detalladas para analizar qué está funcionando y qué no en nuestras invitaciones, para así mejorarlas y alcanzar a más gente.

Mejor no arriesgarse a esto…

 

Consejos básicos para una estrategia de email marketing para eventos

Antes de lanzarte a la piscina y empezar a crear tu email, queremos darte unas claves para que tu estrategia de emailing sea un éxito. Ten en cuenta estos consejos durante todo el artículo, porque son aplicables a todos los ejemplos que veremos más adelante. 😉

Lista de suscriptores

Ya tienes el evento diseñado y ahora solo tienes que invitar a gente. Así que vamos a coger todas las direcciones de correo que podamos encontrar entre archivos, bases de datos de clientes, tarjetas de negocios escondidas entre papeles en un cajón…

¡ALTO!

Como seguro que ya sabes, con el nuevo RGPD eso de escribir a todo el mundo que alguna vez nos ha dado su email se acabó. Si estás enviando una campaña de marketing, deberás hacerlo solo a aquellos que nos han dado su consentimiento expreso. Es decir, aquellos que han aceptado recibir nuestras comunicaciones comerciales mediante un formulario de suscripción.

Entonces, ¿a quién puedes contactar? Para empezar, si tienes una lista de email específica de contactos que han mostrado su interés en recibir información sobre tus eventos, ese es tu punto de partida principal. También puedes incluir tu evento en tu newsletter, si es relevante.

Para aquellos contactos personales que no han aceptado de forma expresa unirse a tu lista de email, lo mejor es enviarles un correo personal, que no pueda ser confundido con un email de marketing.

Landing Page

Tanto en tus emails, como en la promoción que hagas por otros canales, tendrás que incluir una llamada a la acción que dirija a tus usuarios al lugar adecuado para unirse. Por ello, lo mejor es crear una landing page, o página de aterrizaje dedicada, específica para el evento.

En ella, deberemos incluir toda la información relevante (qué, quién, cuándo, dónde…), así como un botón CTA (call-to-action) claro y atractivo para que el visitante se apunte.

Otros elementos que pueden reforzar tu landing page y convencer a tus visitantes para apuntarse son los testimonios de asistentes a eventos pasados, la lista de ponentes, la programación, un vídeo atractivo que sirva de adelanto… También puedes incluir un widget de suscripción a tu lista de emails y ser informado de fechas futuras.

En cualquier caso, no olvides que la landing page debe estar optimizada para la conversión de usuarios. No la satures con información y facilita que tus visitantes encuentren el botón de suscripción.

Landing Page del evento Mobile World Congress

Personalizar y segmentar

La personalización y la segmentación son dos funciones disponibles con el email marketing que nos ayudan a enviar mensajes mucho más relevantes y adaptados a nuestra audiencia. Algo tan básico como usar el nombre del contacto, su ciudad o hacer referencia a sus últimas compras en tu web dan una sensación de cercanía que puede ser vital.

Por otro lado, segmentar consiste, básicamente, en dividir nuestra lista de contactos en base a características demográficas o de comportamiento. De este modo, si nuestro evento es en Peleas de Abajo, provincia de Zamora, evitaremos enviarle la invitación a nuestros contactos de Boston, a los que igual les pilla un poco mal el tema del transporte.

Early birds y códigos de referencia

A la gente le gustan los descuentos, eso es así. Usa códigos como los ‘early birds  (o de reserva anticipada), para aquellos que antes se den de alta. Así podrás anticipar cuánta gente asistirá a tu evento y adaptarte con tiempo si tu convocatoria no tiene el éxito que esperabas.

Email para el evento Wistiafest con early bird

También puedes usar códigos de referencia con los que tus asistentes puedan invitar a sus conocidos y obtener beneficios futuros. Estos códigos pueden incluir un descuento para los nuevos asistentes, si crees que eso motivará a la conversión.

Diseño responsive

Aceptémoslo, hoy en día nos agarramos al móvil como Harry Potter a su varita. Allá donde vayamos lo llevamos y con él esperamos resolver todos nuestros imprevistos. Por eso, tanto tus emails como tu landing page tienen que tener un diseño responsive, que pueda visualizarse sin problemas en un teléfono móvil.

Para tus emails, usa editores de emails como el de Mailjet o el lenguaje de codificación MJML, que te permiten crear campañas de emails que se adapten perfectamente a todo tipo de pantallas. Para tu landing page, puedes utilizar herramientas como Unbounce, que te permite crear páginas responsive fácilmente. Elijas la opción que elijas, este punto es indispensable y merece toda tu atención.

Probar y analizar

A no ser que seas un pequeño prodigio del emailing, crear la campaña de email marketing perfecta para tu evento a la primera es difícil. Así que, si eres como la mayoría de los mortales, tendrás que probar diferentes enfoques hasta encontrar el que mejor funciona.

Usa los test A/B para probar diferentes diseños con una porción de tu lista y encontrar la llamada a la acción o CTA que mejor funciona con tus contactos, o la línea de asunto que más aperturas genera.

También puedes usar las estadísticas de tus emails para ver quiénes han abierto tus correos y enviar una campaña específica a aquellos que no lo hayan hecho, como un empujoncito adicional si fuera necesario.

 

Flujo de emails para tu estrategia de marketing para eventos

Cuando piensas en una estrategia de email para tus eventos, ¿cuántos correos se te ocurren?

El error más común es pensar solo en el email de invitación. Es cierto que es el más importante, y en el que tenemos que volcar todo nuestro arte y nuestra creatividad para convencer a los contactos de que no pueden perderse nuestro evento. Pero no es suficiente.

Una estrategia de email marketing para eventos debe contar con los siguientes emails:

  • El email de invitación
  • El email de confirmación
  • El email de recordatorio
  • El email de agradecimiento

¿Cuáles son las claves de cada uno?

Te lo contamos.

Email de invitación

Como su propio nombre indica, el email de invitación debe invitar a nuestros contactos al evento, resaltando la información básica (qué, quién, dónde, cuándo…) y añadiendo algunos elementos que resalte por que no deberían dejar pasar la oportunidad. Por ejemplo, puedes incluir un vídeo resumen de un evento anterior, testimonios de asistentes, una lista de los ponentes, materiales…

En cualquier caso, la clave de este email está en la llamada a la acción, que debería llevar a los contactos a tu página de aterrizaje para que se apunten al evento. Más adelante te damos las claves de diseño y contenido y te mostramos los mejores ejemplos para que te inspires.

Email para Evento de Women's Conference of Florida

Email de confirmación

El email de confirmación es un email transaccional que debe generarse cuando un usuario se apunte al evento. Se trata de correos sencillos, pero no por ello menos importantes. Para empezar, es indispensable que, aunque sea un email transaccional, su diseño sea coherente con la imagen de marca de tu empresa y respete su identidad visual.

Recuerda incluir un resumen de la información básica (el lugar, el día y la hora, información sobre cómo llegar y normas de la casa, si es que hay alguna), pues este será probablemente el correo que usarán los asistentes para rescatar los datos esenciales cuando llegue el día.

También puedes incluir ideas de marketing, como un código de referencia para que tus contactos compartan con sus conocidos, y opciones de upselling o cross-selling (como referencias a otros eventos o a pases Premium).

Email de recordatorio

Un día antes del evento, envía a todos aquellos que confirmaron su asistencia un email de recordatorio que contenga de nuevo información sobre el lugar y la hora, y cualquier otra consigna importante.

Además, usa esta oportunidad para dar más detalles sobre la programación y anunciar cualquier actividad de difusión del evento que vayas a llevar a cabo en las redes sociales. ¿Quieres animar a tus usuarios a compartir sus fotos u opiniones en redes sociales? Destaca el hashtags y las instrucciones en el email para los que quieran ir empezando. 😉

Puedes enviar también otro recordatorio una hora antes para los eventos online.

Email de recordatorio a webinario Mailjet

Email de agradecimiento

Tu evento ha pasado y ha sido un éxito increíble. ¡Enhorabuena!

Ahora, toca agradecer y fidelizar a todos tus asistentes. Envía un email a aquellos que se dejaron caer por allí y aprovecha la oportunidad para destacar lo mejor del día. Por ejemplo, puedes incluir un artículo o galería de fotos, una colección de tweets de tus asistentes e incluso guías, ebooks u otro contenido con el que ampliar información.

Además, es buena idea incluir un enlace a una encuesta para recibir sus impresiones sobre el evento y testimonios que usar en el futuro, así como una llamada a la acción para apuntarse a tu newsletter y ser el primero en recibir información sobre tus eventos futuros.

Si tienes las direcciones de aquellos que se dieron de alta, pero al final no asistieron al evento, puedes enviarles un email con un resumen de lo que se perdieron y animarles a ponerse en contacto si quieren algo más de información sobre algo concreto.

Sé creativo y deja fluir tu imaginación en el email de agradecimiento: es tu oportunidad perfecta para fidelizar y fortalecer la relación con estos contactos.

Email de agradecimiento para webinario Mailjet

 

Cómo crear el email perfecto para promocionar tu evento

A la hora de crear el email de invitación para tu evento, existen algunas premisas específicas que debemos tener en cuenta. Un diseño sencillo y un mensaje conciso deben ser suficientes para convencer a tus contactos de que deben apuntarse, pero eso no quiere decir que valga cualquier cosa.

Diseño

A la hora de crear una campaña de email marketing, el diseño de tu email es esencial y es imprescindible dedicarle la atención que se merece. No se trata de crear ‘Violín y uva’ de Picasso, pero tampoco debemos confundir sencillez con simpleza.

Las claves de diseño para tu email deben ser:

  • Que sea coherente con tu imagen de marca.
  • Que sea llamativo.
  • Que sea claro y limpio.

Usar colores acordes con la gama cromática de tu empresa, así como mantener detalles de tu identidad gráfica y hacer bien visible tu logo ayudarán al usuario a identificarte como el remitente del mensaje.

Que un diseño sea simple no quiere decir que sea anodino. Apuesta por elementos de diseño, como incluir un vídeo, un GIF o incluso fotos de tus ponentes estrella o de eventos pasados para que tu email capte la atención de tus lectores.

La piedra angular de tu email debe ser el botón de llamada a la acción o CTA, que invitará a los lectores a apuntarse al evento, por lo que asegúrate de que sea el elemento que más destaque sobre un diseño limpio y despejado. No hay nada peor que un email saturado de información en el que es imposible encontrar nada.

Recuerda la jerarquía de elementos para que la información esencial destaque:

  1. Incluye tu logo y el nombre de tu evento o empresa en la parte superior.
  2. Añade un elemento visual llamativo que capte la atención del lector nada más abrirlo.
  3. Destaca el día, la hora y el lugar en la parte superior, para que sea fácil de localizar.
  4. Asegúrate de que tu botón de llamada a la acción se encuentra “above the fold”, es decir, que el lector no tenga que bajar o hacer scroll, sino que sea visible nada más abrir el correo.
  5. Incluye el resto de elementos, como testimonios, la programación, contenidos adicionales, etc. después de los elementos básicos citados anteriormente.
  6. Añade enlaces a tus redes sociales al final, y el hashtag del evento, si ya lo has decidido.

Diseño atractivo de campaña de email marketing para evento

Contenido

Encontrar el equilibrio en el contenido es difícil en cualquier tipo de email, pero más aún en una invitación para un evento. ¿Cómo podemos saber que estamos incluyendo la suficiente información para animar a alguien a apuntarse? ¿Cuándo empieza a ser demasiado?

El contenido empieza por la línea de asunto, que deberás trabajar con atención para asegurarte de que genera aperturas. Pero además, incluye otros elementos, como el pre-encabezado o el nombre de remitente, el cuerpo del mensaje y las llamadas a la acción.

Para ayudarte, vamos a repasar los diferentes elementos de contenido que debería incluir tu email.

Información esencial

Obviamente, existen ciertos detalles que deben estar en tu email, sí o sí. Nadie se va a apuntar a tu evento sin saber dónde es, a no ser que sea uno de estos eventos sorpresa, en los que el interés está más bien en tener cuanta menos información, mejor.

Sin embargo, si tu evento es un pelín más ordinario, no olvides indicar claramente:

  • El nombre de tu evento y una descripción breve.
  • El día y la hora a la que tendrá lugar: si es un evento online, recuerda indicar a qué huso horario estás haciendo referencia.
  • El lugar donde se celebrará: puedes indicar algún detalle de cómo llegar, como la parada de metro, pero la información concreta puedes dejarla para el email de confirmación.
  • Los motivos principales por los que deberían apuntarse tus contactos: esta es tu oportunidad para destacar brevemente lo que aprenderán o el beneficio que obtendrán asistiendo.
  • La llamada a la acción con el enlace a la página de suscripción.

Email de invitación con la información básica

Información opcional

Además de los detalles que no deben faltar en tu invitación, puedes añadir otros elementos que ayudarán a “vender” tu evento. Es decir, incluir contenido que atraiga al lector, y dé más información sobre lo que se encontrará y por qué no debe perdérselo.

Aquí tienes algunas ideas de contenido que pueden enriquecer tu email de invitación:

Testimonios y contenido generado por el usuario:

Opiniones sobre eventos pasados, tweets o fotos compartidas en redes sociales pueden ser elementos mucho más persuasivos de lo que crees. No hay nada más poderoso que la opinión de tus clientes o asistentes para convencer a otros usuarios.

Detalles de la programación y los ponentes:

Si tienes ponentes relevantes o sesiones que crees que resonarán muy bien con tus contactos, puedes destacarlos en tu correo. Esto ayudará a decidirse a los indecisos.

Campaña de Email Marketing con agenda para evento

Contenido para prepararse:

¿Tienes un post en el que cubras los temas a tratar en el eventos? ¿O una guía de contenidos sobre los temas a tratar? Puedes incluir un enlace en tu email para dar información adicional a aquellos que la quieran.

Oportunidades para contribuir:

Si vas a tener una sesión abierta al debate, aún buscas ponentes o quieres generar interacción en redes sociales, puedes incluir una mención al respecto en tu email. Invitar al usuario a tomar un rol más activo puede animarle a asistir y compartir con sus conocidos.

Tarifas:

Sobretodo si tienes una tarifa reducida de tipo early bird para los que antes se suscriban, puedes incluir un detalle para que vean lo que se están ahorrando sobre el precio total y animarles a apuntarse cuanto antes.

Email con descuento Early Bird

Códigos de referencia:

Como ya hemos dicho antes, añadir un descuento especial para amigos y conocidos y un beneficio para el usuario que comparte el código puede ser muy útiles para llegar a personas que están fuera de tu lista de contactos.

Recuerda que no se trata de añadirlo todo, sino encontrar aquellos elementos que complementen a la perfección a la información esencial, y aporten valor a tu campaña, sin hacer de ella un opulento mosaico bizantino.

 

Ejemplos de campañas de email marketing para eventos

Websummit

Este email de Websummit resalta el precio rebajado de sus tickets (dos por uno) en su llamada a la acción, que destaca con un color muy visible en la parte superior del email.

Debajo, añade cinco motivos por los que no deberías perdértelo, que van desde su apuesta por la paridad y la ecología, hasta la calidad de sus ponentes y que, bueno, ¡todo el mundo estará ahí!

Además, el contador interactivo es una buena fórmula para generar anticipación y un poco de urgencia.

Campaña de email marketing para evento Websummit

The Email Design Conference

El email de Litmus para el Email Design Conference de 2016 llevó la gamificación a otro nivel, demostrando lo bien que conocen a su audiencia y las claves para captar su interés.

El diseño, muy sencillo y limpio, presenta el hashtag y anima a los receptores a participar en un juego en redes sociales para conocer dónde tendrá lugar el próximo evento. Sin duda, una forma de lograr mayor interacción y viralizar la conferencia.

Campaña de email marketing para evento Litmus

Women’s Conference of Florida

Este email de la Women’s Conference of Florida incluye la información más relevante y la llamada a la acción de forma clara en la parte superior.

Más abajo, destaca a la ponente principal como forma de dar valor al evento, y añade una cita suya que resume la filosofía del evento en cuestión.

Campaña de email marketing para evento Women's Conference of Florida

Este email es uno de los 20 destacados por Bizzabo en su blog. Puedes verlo entero aquí.

Enterprise Open Source Conference

Este email de invitación para la Enterprise Open Source Conference incluye un GIF en la parte superior, una fórmula perfecta para captar la atención del lector cuando abre el correo.

Además, el email resume de forma breve lo que ofrecerá el evento y la información básica es fácil de encontrar. También da la opción de añadir el evento al calendario de Gmail para que no se olvide, un detalle práctico por si no estamos listos aún para reservar nuestra plaza.

Campaña de email marketing para evento Freedom

Este email contiene un GIF, puedes verlo aquí.

Bonus: Integra el email marketing con otros canales

A la hora de promocionar tu evento, el email marketing será tu pilar fundamental, pero no olvides aprovechar las posibilidades que presentan otros canales, como las redes sociales o tu propia página web.

Escojas el sistema que escojas, recuerda usar etiquetas UTM para saber desde dónde llegan tus usuarios a tu landing page, para poder concentrarte en el futuro en los canales o los socios que mejores resultados te den.

Redes sociales

Las redes sociales te permitirán acercar el evento a asistentes potenciales antes de la fecha clave, pero también interactuar con ellos y lograr más notoriedad durante su celebración y después de la misma.

Recuerda crear un hashtag con el que animes a ponentes y asistentes a compartir su experiencia y lo que han aprendido, y ser una parte activa del debate que se genere. Puedes incluso potenciar la participación con premios para los más activos.

Enlaces a redes sociales en email

Otra idea posible es hacer una sesión previa en Twitter, invitando a tus seguidores a hacerle preguntas a uno de tus ponentes, y usar esta visibilidad para promocionar el evento en el que participará.

Socios

Colaborar con otras empresas a la hora de crear eventos te permitirá promocionarlo entre tu audiencia y también la suya, además de darte mayor notoriedad y relevancia.

Puedes escoger un sistema de patrocinios, acudir a tus partners o socios habituales, o invitar a personalidades importantes a participar en el evento en sí a cambio de promoción. Tú lograrás una exposición mayor y ellos la oportunidad de dar a conocer su negocio.

Socios en email para evento

Banners en la web

Ya sean pop-ups, banners en la homepage o anuncios dentro de tu contenido, tu propia web es un lugar perfecto para promocionar tu próximo evento. No olvides analizar qué páginas son aquellas que más tráfico generan antes de colocar tu banner, y haz un seguimiento de la conversión después.

Retargetting

Otra opción interesante es usar los anuncios de retargetting o remarketing para promocionar tu evento entre aquellos que hayan visitado la landing page que has creado, pero que no se hayan apuntado. Este tipo de anuncios funcionan a través de las cookies, y permiten a los anunciantes promocionarse entre aquellos que han visitado una página determinada.

Reflexiona sobre los motivos que pueden haber llevado a alguien a visitar tu página, pero no apuntarse, para crear ads relevantes y que realmente funcionen. Ten en cuenta qué tipo de información debes compartir con este tipo de usuarios para persuadirles.

 

En resumen

Como ya hemos visto, el email marketing es una herramienta perfecta para impulsar tus eventos, pero crear la estrategia adecuada no es fácil. Antes de empezar a enviar tus emails, crea una landing page responsive en la que tus usuarios puedan darse de alta.

Cuando estés listo para enviar tus correos, piensa en tu lista de contactos y segméntala para lograr mensajes más relevantes. No te olvides tampoco de hacer tests A/B y analizar los resultados, para ir perfilando la estrategia según se acerca la fecha.

Crea un email de invitación con un diseño simple, pero llamativo, y añade contenido que resalte la información básica de motivos de peso al lector para unirse a tu evento. Envía emails de confirmación y recordatorio con los detalles claves del evento, y haz llegar a tus asistentes un mensaje de agradecimiento tras el evento, invitándoles a dar su opinión y compartir su contenido.

Por último, no olvides integrar tu promoción por email con otros canales como las redes sociales, tu programa de socios o tu propia página web, para llegar a un público más amplio.

¿Todo listo? Con estas claves, estamos seguros de que el cumpleaños de tu hija va a ser todo un exitazo este año. 😉

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